[文盲打工仔] 凡事毋須專精 而在於重點知悉

在 ISO 9001 的要求下，使用立可白後蓋章的方式並不符合文件控制和記錄管理的最佳實踐。即使是立可白後蓋章，也存在一些問題：

 為什麼立可白後蓋章仍然不推薦？

1. 影響透明性

   - 使用立可白會完全覆蓋原始信息，使得原始信息不可見，這降低了文件和記錄的透明性。

2. 降低可追溯性

   - 立可白會隱藏原始數據，即使蓋章後也無法清晰追溯到原始信息和修改過程，這不符合 ISO 9001 對可追溯性的要求。

3. 不符合文件控制要求

   - ISO 9001 標準要求所有的文件和記錄修改應該是清晰可見的，使用立可白後蓋章不符合這一要求，因為它掩蓋了修改的透明性。

 更符合標準的替代方法

 劃線更正法

這是一種簡單且符合 ISO 9001 要求的更正方法：

1. 劃線：用單線劃掉錯誤的信息，使其仍然可見。

2. 更正：在劃掉的錯誤信息旁邊寫上正確的信息。

3. 簽名或蓋章：在更正旁簽名或蓋章，並註明修改日期。

 示例：

原始文本：這是一個例子。

更正後：這是一個例子。(簽名/蓋章) 2024-06-28

 添加備註

如果錯誤較多或需要詳細說明，可以在文件末尾添加備註：

1. 在文件上註明更正內容：在文件的相關位置註明更正的內容。

2. 添加備註：在文件末尾添加備註，詳細說明更正的內容、原因和更正者的簽名或蓋章及日期。

 示例：

備註：在第1頁第1段中，“一個”應改為“一个”。(簽名/蓋章) 2024-06-28

 總結

即使是使用立可白後蓋章，也不符合 ISO 9001 的最佳實踐和文件控制要求。為了確保文件和記錄的透明性和可追溯性，建議使用劃線更正法或添加備註的方式進行修改。這些方法不僅符合 ISO 9001 的要求，還能提高文件和記錄的完整性和可信度，有助於質量管理體系的有效運行和持續改進。